プライバシーポリシー

第1条　事業者およびお問い合わせ窓口

名称：tetos株式会社（tetos Inc.）

所在地：〒105-0012 東京都港区芝大門2丁目2-1-6F

代表者：代表取締役 服部穂住

個人情報に関するお問い合わせ：privacy@tetos.co.jp

第2条　適用範囲

本ポリシーは、個人および法人のお客様による本サービスの利用、当社ウェブサイト、お問い合わせ、採用応募ならびに法人のお客様との取引における個人情報の取扱いに適用されます。利用登録をしていない会話参加者の情報も対象となります。

法人のお客様からお預かりする会話データ等の個人情報は、お客様の指示および契約に従い、本サービスの提供（提供に必要な保守および不具合修正を含みます）のためにのみ取り扱います。当社が独自の目的で利用することはありません。具体的な取扱条件は、お客様との契約に定めます。

一方、法人のお客様の担当者の連絡先や契約・請求に関する情報は、当社が契約の締結・履行、請求、お問い合わせ対応等のために取り扱い、本ポリシーを適用します。いずれの場合も、当社は適用される法令を遵守します。

当社従業員等の個人情報は、労務管理その他会社運営に必要な目的で取り扱い、詳細は社内規程等に定めます。

第3条　取得する情報および利用目的

1　アカウント・認証情報：メールアドレス、氏名、表示名、認証に必要な情報等を、利用登録、ログイン、本人確認およびアカウント管理のために取り扱います。氏名等は、外部アカウントによるログイン（Googleログイン等）または画面入力等を通じて取得し、本サービス内の画面表示、会話の状況理解および呼びかけのためにも利用します。

2　会話に関する情報：利用者および会話参加者の音声、文字起こしテキスト、会話中に一時的に生成する要約・文脈情報を、リアルタイムの音声認識、会話理解、応答生成および次条に定める不具合の検知・修正のために取り扱います。

3　AI発話に関する情報：AIの応答テキストおよび生成音声を、応答の提供、音声合成および生成処理の記録、処理の効率化ならびに応答時間の短縮のために取り扱います。AIの発話にも個人情報が含まれる場合があり、具体的な取扱いは次条に定めます。

4　契約・決済情報：契約プラン、請求先、支払状況、取引識別情報等を、契約管理、料金請求、返金および会計処理のために取り扱います。決済は外部決済サービスを利用し、当社のシステムにはクレジットカード番号全体およびセキュリティコードを保存しません。

5　端末・利用・技術情報：IPアドレス、OS・ブラウザ情報、利用日時、利用時間、操作・機能の利用状況、応答時間、エラー情報等を、安定運用、障害対応、セキュリティ確保、不正利用防止および利用状況の分析・機能改善のために取り扱います。

6　お問い合わせ情報：氏名、連絡先、お問い合わせ内容および対応履歴等を、お問い合わせへの回答、本人確認および問題解決のために取り扱います。

7　採用応募情報：氏名、連絡先、職歴、応募書類等を、採用選考および応募者への連絡のために取り扱います。

8　法人取引情報：会社名、担当者名、連絡先、商談・契約内容等を、商談、契約締結、サービス提供および取引管理のために取り扱います。

当社は、上記の情報を、重要な連絡、法令上の義務への対応、権利行使への対応および具体的な紛争の解決に必要な範囲で取り扱う場合があります。ただし、この規定を理由として、次条で保存しないと定める情報を一般的な紛争対策のために保存することはありません。

第4条　音声および会話内容の処理と保存

1　利用者等の音声および会話処理データ

音声の文字起こしは、当社が管理する環境に配置した音声認識モデルにより行います。文字起こしのために外部事業者の音声認識APIへ音声を送信することはありません。

利用者および会話参加者の音声、文字起こしテキスト、会話の要約その他の文脈情報は、進行中の会話の処理に必要な範囲でメモリ等に一時的に保持し、不要となった時点で解放します。これらを本サービスの会話履歴、データベース、運用ログまたはバックアップに保存しません。会話終了後に利用するための記憶や、会話内容から作成した個人別プロフィールも保存しません。ログインや画面入力を通じて取得した氏名等のアカウント情報は、これらの会話処理データと区別して管理し、第8条に従って保存・削除します。

2　外部AIサービスでの処理

会話理解、応答生成および本条に定める不具合の検知・修正のため、文字起こしテキスト、必要な会話の文脈等を外部AIサービスに送信します。会話の状況理解や呼びかけに必要な範囲で、氏名等のアカウント情報も送信します。送信先では、処理用のキャッシュや不正利用監視等のために入力・出力が保持される場合があります。これらは、本サービスで会話履歴を保存しないこととは別の取扱いです。

当社は、会話履歴の提供や会話終了後の記憶のために、外部AIサービスの保存機能を利用しません。外部AIサービスにおける不正利用監視のための保管は、原則として最大30日です。ただし、法令上の要請や、サービスまたは第三者を危害から保護するために必要な場合には、より長く保管されることがあります。処理用キャッシュ等の保持条件は、利用する機能およびモデルにより異なります。

3　AI発話の保存

当社は、AIの応答テキストおよび生成音声の全部または一部を、応答の提供、音声合成および生成処理の記録、処理の効率化ならびに応答時間の短縮のために、自社のシステムに保存することがあります。音声合成等の委託先でも、AIの応答テキストおよび生成音声が保存される場合があります。当社は、生成直後にこれらを一律に自動削除する運用は行いません。

当社が保存するAI発話は、前記の目的に必要な期間に限って保持し、不要となったものから削除します。AI発話の保存期間は、第8条のアカウント情報の削除期限とは区別され、退会後も保存される場合があります。

委託先における保存・削除には、当社に適用される契約条件・保存仕様が適用されます。生成履歴を削除した場合も、委託先のバックアップや安全管理のための記録等に一定期間残存する場合があります。具体的な保存・削除条件については、第1条の窓口にお問い合わせください。当社は、取扱状況および保存の必要性を確認し、法令に従って不要な個人データの削除等に努めます。

4　モデル学習への不使用

保存の有無にかかわらず、当社は、本サービスを通じて取得する利用者のデータを、当社または第三者のAIモデルの学習、追加学習または微調整に利用しません。外部AIサービスについても、当社が送信するデータをモデル学習に利用しない契約または設定を適用します。

5　サービス改善および人による閲覧

当社は、利用時間、応答速度、エラー件数等、会話内容を含まない技術的・利用上の指標を、安定性および機能の改善に利用します。アカウント等に紐づく利用情報は、個人情報として管理します。

当社は、発話の取りこぼしや応答の重複等を防ぎ、会話が適切に進行するよう、会話処理の過程でシステムの動作を自動的に分析し、不具合の検知・修正に利用することがあります。この過程では、個人や個別の会話に結び付かず、会話内容を再現しない一般的なシステム改善案およびその採用理由のみを作成・保存します。

利用者等の音声、文字起こしテキスト、会話の要約、個人情報を含むAI発話および会話から推測した個人の性質等を、品質評価や改善のための記録として保存することはありません。これらの会話内容や個人の属性・事情を、改善案やその採用理由に含めません。

この取組により得た情報を、個人の信用・能力等の評価や、料金、利用資格または営業上の対応順位の決定には利用しません。

当社は、通常の運用で会話内容を担当者が閲覧・聴取する運用を行いません。ただし、ご本人がお問い合わせのために任意に文章や音声等を送付した場合は、対応に必要な範囲で担当者が確認し、お問い合わせ情報として取り扱います。委託先では、安全管理や法令遵守等のために、契約条件等に従って保管情報へのアクセスが認められる場合があります。法令に基づく対応も、必要な範囲に限って行います。

第5条　会話に参加する方の情報

本サービスは、利用者以外の会話参加者の音声も処理する場合があります。利用者は、処理を開始する前に、AIが会話に参加すること、音声および文字起こし等が処理されること、外部AIサービスへの送信およびAI発話の保存を含む本ポリシーに基づく取扱いを参加者に説明し、了解を確認してください。新しい参加者が加わった場合も同様です。

当社は、処理内容の案内および処理中であることの表示等により、説明・確認を支援します。参加者が処理を希望しない場合は、処理を開始せず、開始後であれば速やかに停止してください。会話を継続したことのみをもって、法令上必要な同意がすべて得られたとは扱いません。

病歴等の要配慮個人情報を取り扱う場合は、法令上必要な本人の同意その他の要件を満たした範囲で取り扱います。他人の要配慮個人情報や秘密情報を、必要な権限なく入力しないでください。利用登録をしていない参加者も、第10条に基づき当社にお問い合わせいただけます。

第6条　外部事業者への委託

当社は、本ポリシーに定める利用目的の達成に必要な範囲で、クラウド基盤、会話理解・応答生成、音声合成、不具合の検知・修正、認証、決済、障害監視その他の業務を外部事業者に委託し、必要な情報を提供することがあります。

当社は、委託する情報および業務の内容に応じて委託先を適切に選定し、契約その他の方法により必要な安全管理措置を求め、必要かつ適切な監督を行います。障害監視等のツールには、利用者等の音声、文字起こし、要約およびAIの応答内容を送信・記録しないよう設定します。

当社は、本ポリシーに定める取扱いの範囲内で、委託先を追加または変更することがあります。これに伴い、提供する情報、利用目的、保存・削除条件その他の取扱いに重要な変更が生じる場合は、変更内容を事前にお知らせし、法令上必要な情報提供、同意取得その他の手続を行います。

第7条　第三者提供および外国での取扱い

当社は、ご本人の同意がある場合、法令に基づく場合その他法令で認められる場合を除き、個人データを第三者に提供しません。利用目的の達成に必要な委託や事業承継に伴う取扱いは、法令に従って実施します。個人情報の販売および共同利用は行いません。

外部サービスの利用により、個人情報が米国その他の外国で取り扱われる場合があります。当社は、外国の制度等を把握したうえで、本人への情報提供と同意、提供先の基準に適合する体制の確保その他、法令上認められる要件を満たして個人データを提供します。

提供先の体制を根拠とする場合には、相当する保護措置の実施状況等を定期的に確認し、継続的な実施の確保が困難となった場合には提供を停止する等の必要な措置を講じます。対象国、保護措置その他法令で定める情報については、第1条の窓口へのご請求に対し、法令に従って提供します。事前の情報提供が必要な場合は、提供開始前に行います。

第8条　保存期間および削除

1　利用者等の音声、文字起こし、要約・文脈情報およびAI発話：第4条に従います。

2　アカウント情報（氏名・表示名等を含みます）：アカウントの利用中に保持し、退会後は、バックアップに含まれるものを含め、退会から30日以内に削除します。

3　端末・利用・技術情報：安定運用、障害対応、セキュリティおよび利用状況の分析等に必要な期間に限って保持し、不要となった情報から削除または個人を識別できない統計情報への集約等を行います。

4　お問い合わせ情報および採用応募情報：対応または選考の終了後、結果の連絡や関連する確認等に必要な合理的期間を経過した後に削除します。別の目的で継続利用する場合は、必要な説明および同意取得等を行います。

5　契約・決済・会計情報、法人取引情報および権利行使への対応記録等：法令上の保存義務、取引の管理または具体的な紛争対応等に必要な期間に限って保持します。これらはアカウント情報と区別して管理します。

6　当社が管理するバックアップ：保存期間を30日以内とし、保存サイクルに従って削除します。アカウント情報について、通常の保存領域からの削除後にさらに30日を加算する扱いはせず、退会から通算30日以内に削除します。

法令上の保存義務その他具体的な法的要請により情報を保持する必要がある場合は、その対象とアクセスを必要最小限に制限します。通常は保存しない情報の収集・保存や、退会後のアカウント情報の一般的な継続保管を認めるものではありません。外部AIサービスの保管情報には、同サービスの契約条件等に基づく保存期間が適用されます。

第9条　Cookie等および安全管理

当社は、ログイン状態の維持、認証、セキュリティ、サービスの安定運用ならびに当社ウェブサイトおよび本サービスの利用状況・表示性能の分析と改善のため、Cookieその他の類似技術を使用し、またはアクセス情報・技術情報を取得することがあります。これらの処理には、外部事業者が提供する配信基盤、アクセス解析および障害監視サービスを利用することがあります。利用者の端末から外部への情報送信について、法令上必要な通知・公表等がある場合は、別途適切な方法で案内します。

当社は、不正アクセス、漏えい、滅失または毀損の防止のため、アクセス権限の管理、通信の暗号化、保存情報の保護、従業者教育、委託先管理その他の必要かつ適切な組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置を講じます。具体的な内容は、第1条の窓口へのお問い合わせに対し、法令に従って説明します。

法令上の報告・通知が必要となる漏えい等が発生した場合は、個人情報保護委員会への報告およびご本人への通知等を行います。

利用する外部ツール、送信される情報および利用目的については、「外部ツールと情報の送信」をご確認ください。

第10条　ご本人の権利

ご本人または適法な代理人は、法令に従い、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止および第三者提供記録の開示を請求できます。請求は、第1条の窓口にご連絡ください。本人確認等を行い、法令に従って遅滞なく対応します。請求への対応は無料とします。

請求に応じられない場合や対象データが存在しない場合は、その旨および必要な説明を行います。保存していない会話データを、請求への対応のために復元・再作成することはできません。法人のお客様から委託された情報については、必要に応じて当該お客様と連携して対応します。当社窓口へのお問い合わせを妨げるものではありません。

第11条　本ポリシーの変更

当社は、法令またはサービス内容の変更等に応じて本ポリシーを変更することがあります。変更後の内容および適用開始日をウェブサイトに掲載し、重要な変更については、適用開始前にサービス内通知、電子メール等の適切な方法でお知らせします。

法令上、ご本人の同意その他の手続が必要な変更は、当該手続を行う前に変更後の取扱いを開始しません。本ポリシーの変更や利用継続のみをもって、必要な同意を取得したものとは扱いません。